Taller Nº 7

Sistemas de Apoyo a Decisiones (DSS)

 1.- Ver Vídeo: Sistemas de Apoyo a Decisiones y Sistemas de Apoyo a Decisiones en Grupo

2.- Definir:

Ø   Decisiones programadas: Según Herbert A. las decisiones programadas son “repetitivas y rutinarias, en la medida en que se ha establecido un procedimiento definido para manejarlas y así no tener que tratarlas de novo (como nuevas) cada vez que ocurren”.  Con referencia a lo anterior, este tipo de decisiones son las que un gerente ha encontrado y tomado en el pasado, al estar bien estructuradas y con reglas predeterminadas, por lo que le ahorra tiempo al gerente para llegar a una conclusión.   

  

Ø Decisiones no programadas: De igual forma, Herbert A. establece que las decisiones no programadas son “novedosas, no estructuradas e inusitadamente importantes. No existe un método de recetario para manejar el problema que no ha surgido antes, o porque su naturaleza y estructura precisa son elusivas o complejas, o porque es tan importante que requiere un tratamiento a la medida”. En este sentido, las decisiones no programadas implican situaciones nuevas para las cuales no hay respuestas comprobadas que puedan ser usadas como guía, por eso el gerente debe tomar más tiempo para tomar una decisión con resultados que son una solución a la medida de esa situación.    

Ø Sistemas de Apoyo a Decisiones: Es un sistema de información  basado en computadoras, empleado para tomar decisiones específicas que resuelvan problemas específicos, es decir, esta herramienta se enfoca en el análisis de los datos de una organización y proporciona a la misma una información que le permite al gerente encontrar tendencias en la cual se pueden crear soluciones y estrategias a problemas semiestruturados.     

Ø Sistemas de Apoyo a Decisiones en Grupo (GDSS): Es un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tiene una tarea u objetivo en común, y que sirve  como interfaz con un entorno compartido. En este sentido, este sistema de información facilita la comunicación entre el gerente y el grupo de tomadores de decisiones (comités, equipos de proyecto y equipos operativos), con la finalidad de resolver problemas semiestructurados en la organización.

Ø Groupware: Es un conjunto de programas informáticos que permiten a los usuarios que están separados geográficamente trabajar en equipo, compartiendo información e intercambiando datos, por esta razón, este software es utilizado para la resolución de problemas en grupo.

Ø Entornos de los Sistemas de Apoyo a Decisiones en Grupo (Recintos de decisiones, Red de decisiones de área local, Sesión legislativa, Conferencia mediada por computadora): Representan el ambiente propicio para la comunicación, esto varía según el tamaño del grupo y el lugar donde se encuentran los miembros. A continuación se muestran cuatro posibles ambientes del GDSS.

- Recintos de decisiones: Es el ambiente para los grupos pequeños de personas donde permite lograr una comunicación cara a cara.

- Red de decisiones de área local: Es el ambiente que permite la interacción a través de una red de área local o LAN a las personas que se reúnen en grupos pequeños.

-  Sesión legislativa: Es el ambiente adecuado para un grupo grande de personas. La limitante de este ambiente es que no todos los miembros del grupo pueden participar debido al tiempo otorgado a la reunión.

- Conferencia mediada por computadora: Representa el ambiente virtual que permite la comunicación de grupos grandes de personas. La facilidad de este ambiente es que los miembros pueden estar ubicados geográficamente dispersos  y de igual forma pueden tener una buena comunicación entre el grupo a través de conferencias por computadoras.     

3.- Explique los objetivos de un Sistemas de Apoyo a Decisiones

-  Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para resolver problemas semiestructurados. Como en la realidad es muy difícil encontrar problemas estructurados o carentes de estructuras sino que casi todos son semiestructurados por eso el DSS le facilita al gerente encontrar soluciones a problemas con la ayuda de las computadoras.    

-  Apoyar al juicio del gerente en lugar de tratar de reemplazarlo. El DSS necesita tanto del gerente como de las computadoras, es decir, de un trabajo en equipo, para así aplicar juicios o realizar análisis al momento de buscar soluciones y resolver problemas.    

-  Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, más que su eficiencia. La misión del DSS es que el gerente pueda determinar las mejores decisiones que contribuyan a resolver el problema, aunque esto implique que el gerente deba dedicar algo más de tiempo para afinar soluciones.    

Taller Nº 6

Sistemas de Información Gerencial

1.- Analice y explique con sus propias palabras la siguiente definición, enfatice las palabras subrayadas:

“Un sistema de información gerencial es un sistema basado en computadoras que proporciona información a usuarios que tienen necesidades similares. Los usuarios generalmente constituyen una entidad organizacional formal: la compañía o una unidad subsidiaria. La información describe a la compañía o a uno de sus principales sistemas en términos de lo que ha sucedido en el pasado, lo que está sucediendo en el presente y lo que es probable que suceda en el futuro. Generalmente se presenta en forma de informes periódicos, informes especiales y salidas de simulaciones matemáticas. La información producida es utilizada tanto por gerentes como por no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de las compañías”.

Los sistemas de información gerencial son sistemas basados en computadoras cuya finalidad es proveer información a usuarios con necesidades similares como lo son los gerentes y no gerentes que constituyen una entidad organizacional formal para la toma de decisiones.

Este sistema integrado recolecta la información obtenida del sistema contable y del entorno proyectando a través de informes periódicos, informes especiales y salidas de simulaciones matemáticas lo que ha sucedido en el pasado, lo que está sucediendo en el presente y lo que probablemente sucederá en el futuro de la organización.

2.- Elabore un cuadro comparativo sobre las diferencias que existen entre un sistema de información contable y un sistema de información gerencial.

Taller Nº 5

Sistema de Información Contable

1.- Defina Sistema de información contable y explique las tareas que realiza un sistema de información contable. Ilustre con imágenes representativas.

Es un sistema de información adaptado para clasificar y procesar datos de una organización, transformando esos datos en información útil que pone a disposición de los usuarios que se encuentran tanto dentro como fuera de la compañía.

Tareas que realiza

Recolección de datos: Consiste en reunir los datos que describen cada una de las acciones internas de la organización y sus transacciones con el entorno.  

Manipulación de datos: Consiste en utilizar los datos recolectados para luego convertirlos en información a través de las siguientes operaciones: clasificación, ordenamiento, cálculo y resumen.

Almacenamiento de datos: Consiste en guardar todas las transacciones y acciones de la empresa  en medios de almacenamiento secundario. 

Preparación de documentos: Consiste en las salidas de los documentos que pueden ser por acción o por un plan, si es por acción se producen salidas cuando algo sucede y si es por un plan se producen las salidas en una fecha determinada. 

2.- Investigue sobre los Sistemas de Información Contables más utilizados en Venezuela y publique un resumen en su blog.

Ø SAP

Es un sistema informático que sirve para brindar información. Se alimenta de los datos que se cargan y procesan dentro de un entorno, y el sistema se encarga (de acuerdo a la configuración realizada por el usuario -consultores SAP) de producir con esos datos en  información útil para la toma de decisiones y la exposición de esos datos de forma tal que puedan ser interpretados por los interlocutores interesados. Sus aplicaciones son las siguientes: 

- Administración: Ofrece herramientas que permiten personalizar y realizar copias de seguridad de los datos, definir tipos de cambio de divisas, configurar permisos y alertas y acceder a información procedente de software externo a SAP.

- Contabilidad financiera: Gestiona todas las transacciones financieras, incluyendo el libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos en el diario, ajustes en divisa extranjera y presupuestos.

- Ventas y distribución: Ayuda a crear presupuestos, introducir pedidos de clientes, configurar entregas, actualizar balances de inventario y gestionar todas las facturas y cuentas por cobrar.

- Compras: Gestiona y mantiene contratos y transacciones de proveedores, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la actualización de los datos del stock, el cálculo del valor de los artículos importados, la gestión de devoluciones y créditos y el procesamiento de pagos.

Ø  Software E-Profit

Es un sistema estándar de comercio electrónico, integrado al sistema de gestión empresarial Profit Plus Administrativo; que permite gestionar las ventas a través de Internet.  Este sistema contable cuenta con las principales características:

-      Ventas por Internet tanto a clientes frecuentes como eventuales.

-      Cobros vía tarjeta de crédito, depósitos, y cheques.

-      Estados de cuenta ON LINE para clientes.

-      Catálogos de Productos, existentes y precios.

-      Manejo de promociones especiales.

-      Facturación o pedidos, en línea.

-      Registro de cotizaciones y almacenamiento de las mismas.

-      Asignación de Password y login para usuarios.

-      Manejo de envíos con sus costos.

-      Manejo de dos idiomas.

-      Monitoreo de las operaciones vía e-mail definible por usuarios, administradores y responsables de procesos.

-      Posibilidad de personalizar los estilos de las páginas.

-      Múltiples reportes en línea por usuario.

-      Las transacciones realizadas a través de eprofit, son actualizadas automáticamente en el sistema Profit Plus Administrativo.

-      La información que se muestra en esta aplicación cumple con todos los requerimientos para gestionar las ventas a través del comercio electrónico.

-      Eprofit es de fácil acceso y navegación, por lo cual está dirigido a cualquier usuario.

Ø Siscont

Es un conjunto de aplicaciones que permiten de manera eficiente llevar a cabo las operaciones de un negocio. Está diseñado para manipular la información mediante el almacenamiento de datos, administración, recuperación y análisis de la misma, brindándoles a los usuarios la oportunidad de lograr mejores resultados en menor tiempo y con menos recursos, lo que le permite mejorar los niveles de desempeño global de su organización.

Características:

-      Esquema Contable: El sistema permite que el usuario defina el modelo del comprobante contable generado por cada tipo de trámite.

-      Integrado: Por ejemplo, al emitir una factura se genera el comprobante contable, se rebajan las existencias del inventario, se generan las cuentas/efectos por cobrar y se actualizan los históricos de ventas por producto y clientes.

-      Servicios: El sistema permite procesar servicios (ítems que no existen en el inventario.

-      Entregas Parciales: Para los trámites de pedidos, órdenes de compra y órdenes de producción el sistema maneja el control de los ítems entregados y los pendientes.

-      Impresión: La impresión del trámite es automática de acuerdo al tipo de operación.

Ø JD Edwards

JD Edwards Enterprise One es una solución que abarca las diferentes áreas de gestión de cualquier entidad, pensada para pequeñas y medianas empresas. Se caracteriza por tener una base de datos única y aplicaciones previamente integradas. Se caracteriza por lo siguiente:

-      Horizontalidad/Verticalidad: Orientada a todo tipo de empresa en general, considerando por tanto un alto grado de horizontalidad. Paralelamente también tiene desarrolladas soluciones verticales de JD Edwards diseñadas específicamente para la pequeña y mediana empresa.

-      Escalabilidad: Permite un número ilimitado de usuarios con acceso simultáneo, así como hacer crecer la solución a medida que crece la empresa ya que puede implementar nuevas aplicaciones (tanto módulos ya desarrollados como nuevas funcionalidades) a medida que cambian las necesidades de la empresa.

-      Modularidad: Está completamente estructurada en módulos independientes e interrelacionados. Se pueden implementar sólo aquellos módulos que se necesiten. Además ofrece una amplia gama de funciones específicas de la industria para evitar desarrollar soluciones personalizadas o invertir en otros productos.

3.-  A través de un comentario en SU blog cada integrante del grupo debe explicar con propiedad las razones por las cuales las organizaciones deben contar con un Sistema de Información Contable.

Taller Nº 4

Metodología del Ciclo de Vida de Sistemas

1.- Defina Ciclo de Vida de los Sistemas de Información Basados en Computadoras y explique brevemente sus cinco fases (Planificación, Análisis, Diseño, Implementación y uso)

El ciclo de vida de los sistemas de información es el proceso en el cual, para su realización lleva una metodología, es decir, un conjunto de tareas y actividades diversas que siguen un patrón ordenado, se llevan a cabo en forma descendiente hasta que llega a una fase en la cual vuelve a repetirse el proceso en el mismo orden  con la finalidad de implementarse en un sistema o subsistema de información basado en computadora.

FASES:

Ø Planificación: En esta fase la gerencia establece una serie de actividades y mecanismos de control con la finalidad de definir el alcance del proyecto, detectar posibles áreas problema, establecer el orden de las tareas a realizarse y el control de los niveles de desempeño y los métodos de medición.  

Ø Análisis: Consiste en examinar y estudiar un sistema existente con el propósito de diseñar un sistema nuevo o mejorado, en este análisis se especifica lo que el sistema debe hacer.

Ø Diseño: Es la determinación de los procesos y datos que un nuevo sistema requiere, también se decide la estructura general que tendrá el sistema.

Ø Implementación: Es la adquisición e integración de los recursos físicos y conceptuales que producen un sistema funcional, es decir, seleccionar las herramientas adecuadas y la información necesaria. La elección de estas herramientas dependerá en gran parte de las decisiones del diseño que se haya adoptado y del entorno en el que el sistema deberá funcionar.   

Ø Uso: Es la fase donde comienza a usarse el sistema, y dura hasta que llegue el momento de rediseñarlo y este rediseño requiere la repetición del ciclo.  

2.- Ubicar en internet un vídeo sobre el ciclo de vida de los Sistemas de Información Basados en Computadoras y enlazarlo a su blog.

3.- Grabar y subir al blog un vídeo en el cual algunos usuarios de SIACE expongan su opinión sobre ese Sistema de Información