Taller Nº 3

El Enfoque de Sistemas

1.- Defina: 

Ø Síntoma: Son condiciones o señales que indican que el sistema se encuentra en presencia de un problema.  

Ø Problema: Es aquel conjunto de hechos o circunstancias que tienen el potencial de causar un daño excepcional o producir un beneficio excepcional, donde el encargado de solucionarlos es el gerente, con la finalidad de que la compañía alcance sus objetivos y metas.

Ø Solución: Es el acto de responder frente a los problemas, con el fin de suprimir sus efectos dañinos o aprovechar la oportunidad para obtener beneficios, y esta solución debe ser la que mejor le permita al sistema alcanzar sus objetivos. Frecuentemente esta solución se determina de acuerdo a la experiencia que tenga el gerente.

Ø Toma de Decisiones: Significa evaluar alternativas o estrategias de acción, donde le ofrece al gerente una mejor solución al problema teniendo en cuenta las  restricciones que se le pueden presentar.   

Ø Decisión: Es la elección de una estrategia o acción planteada en la toma de decisiones.  Para tomar cualquier decisión es necesario conocer, comprender el problema para así poder dar una solución.  

Ø Restricciones: Son los obstáculos o limitantes que pudiera haber, que pueden ser internas o del entorno (externas). Las internas adoptan la forma de recursos limitados dentro de la compañía y las restricciones del entorno adoptan la forma de presiones aplicadas por diversos elementos del entorno (los 8 elementos del entorno).

ØProblema estructurado: Es aquel que consta de elementos y de relaciones entre ellos que pueden ser entendidos por el responsable de solucionar problemas.

Ø Problema no estructurado: Es aquel que no contiene elementos ni relaciones entre elementos y que no pueden ser entendidos por el que tiene que resolver el problema.

Ø Problema semiestructurado: Es aquel que no es totalmente estructurado o totalmente no estructurado, y que es entendido por el gerente o el responsable de solucionar problemas.

Ø Enfoque de Sistemas: Significa una metodología que lleva una serie de pasos, donde primero se entienda el problema, se consideren soluciones alternativas y por último que esa solución elegida funcione, por esta razón se dice que el Enfoque de Sistemas ayuda a la resolución de problemas y apoya a la toma de decisiones. 

2.- Elabore un mapa mental sobre el enfoque de sistemas, contemplando sus diferentes fases y pasos. 

Taller Nº 2

El Modelo General de Sistemas de la Compañía

1.- Defina e ilustre con imágenes representativas:

Ø Modelo: Es una representación gráfica, narrativa o matemática  de un objeto, sistema o actividad denomina como entidad, con la finalidad de analizarla, describirla o explicar algún problema y mejorarla continuamente.  

Ø Modelo General: Significa una representación general que puede ser aplicada en cualquier tipo de entidad representada, como por ejemplo: un Modelo Empresarial y que puede emplearse en empresas públicas, privadas, grandes, medianas, pequeñas, de producción de algún bien o que presten un servicio, con o sin fines de lucro.    

Ø  Sistema Físico: Es un sistema abierto donde se transforma los recursos de entrada en recursos de salida interactuando con su entorno por medio de flujos, se dice también, que este sistema es palpable porque utiliza ya  sea maquinarias, dinero,  materia prima (recursos físicos)  y los transforma.

Ø  Sistema Conceptual: Es un sistema abierto donde se procesa toda la información que es necesaria para la toma de decisiones y  evaluar el desempeño del sistema y determinar si requieren acciones correctivas.

Ø Control Gerencial: Es el proceso en el cual el gerente toma decisiones y aplica medidas correctivas que aseguren que el desempeño del sistema esté en línea con los objetivos o metas planteadas.

Ø Estándares: Son medidas de desempeño o patrones que se establecen para facilitar el logro de las metas.

Ø Administración por excepción: Es un estilo que el gerente adopta al intervenir en las actividades solo cuando se salen del intervalo de desempeño aceptable. Cuando se combina los estándares con las salidas del proceso de información el gerente obtiene una administración por excepción.   

Ø Factores críticos para el éxito: Representa un estilo de gerencia así como en la administración por excepción, donde el gerente concentra una porción de atención en la compañía pero no del todo, esto con la finalidad de influir en las capacidades de la compañía para alcanzar sus objetivos. 

2.- Explique el Modelo General de Sistemas de la Compañía tomando como ejemplo una empresa real venezolana (Banco Mercantil, Funeraria Valles, Farmatodo, Hospital Pérez de León, Metro de Caracas, etc) destacando las concepciones que representan cada elemento y las diferentes fechas que aparecen en el mismo, ilustre con imágenes.

Hospital Universitario de Caracas (HUC)

Recursos de Entrada:

-         Recursos Materiales: El equipo médico de alta tecnología para realizar exámenes y cirugías a los pacientes, los medicamentos, vacunas, materiales desechables como: inyectadoras, batas, algodones, fundas para camillas, etc., equipos y materiales de oficina como: computadoras, hojas, impresoras, maquinaria de carga para transportar los medicamentos y desechos, los equipos y utensilios de cocina para preparar las respectivas comidas de los pacientes hospitalizados, las camillas, sillas de ruedas, entre otros.

-         Recursos Humanos: El personal médico y de enfermería calificado, los pacientes, el personal de seguridad, el personal obrero, de mantenimiento, de administración y demás áreas del hospital.

-         Recursos Financieros: El capital que aportaron los inversionistas, préstamos y financiamientos, las contribuciones que hace el Estado venezolano para el mantenimiento del hospital y las donaciones que recibe de instituciones.

La combinación de estos recursos de entrada requiere de un proceso o transformación.

Proceso:

-         Se organiza y administra el equipo médico, los medicamentos, los médicos, enfermeros, pacientes, etc., en todas las áreas y servicios del hospital.  

-         El medico evalúa y le da un diagnostico al paciente donde determina si requiere solo de medicación, hospitalización o cirugía.

-         Se asignan consultas externas médicas, donde el paciente necesite chequeo cada cierto tiempo. 

Culminado este proceso se obtiene recursos de salida.

Recursos de Salida:

-         Se obtiene un paciente recuperado.

-         Traslado de pacientes a otro hospital o clínica.

-         La muerte del paciente.

-         Se presta una buena atención a los pacientes.

-         Se retira de la institución parte del personal médico, de enfermería, personal obrero, de mantenimiento, administración, entre otras áreas, o  la satisfacción del personal que trabaja en el hospital.  

Todos estos recursos tanto de entrada y salida, así como el proceso de transformación forman parte del sistema físico, lo cual, este sistema emite una serie de datos que serán procesados por el  sistema conceptual. 

Procesador de Información:

-         Se guarda información del paciente en el registro que se le hace al momento del ingreso o egreso.

-         Ese conjunto de información del paciente como: datos personales y exámenes médicos, se van a ver reflejados en su historial médico que permite llevar un control de su caso o situación.

-         Todos los historiales médicos de los pacientes son procesados por un personal capacitado para automatizar esa la información.

-         La información automatizada obtenida, permite realizar un control, evaluación y estudio reflejándose en datos estadísticos que son de gran interés para el Instituto Nacional de Estadística de Venezuela, donde comparan, analizan e interpretan la información y se la suministran al Estado venezolano para que pueda implementar un plan de acción o tomar decisiones.

-         De igual forma se procesa la información del personal tanto medico como obrero y administrativo que se retira del hospital.

Los datos del recurso de salida, y ahora transformados en información  son indispensables para la gerencia en la toma de decisiones.  

Gerencia:

-         Constituida por el Consejo Directivo y la Presidencia de Dirección del Hospital quienes toman las decisiones, a través de la información recibida por el Procesador de Información.

Las decisiones que tome la gerencia representan un flujo de decisiones donde se altera el desempeño del sistema, de la misma forma también, se evalúa cada parte del proceso y así tomar medidas correctivas.  

Estándares:

-         Satisfacer las necesidades  en el cuidado de la salud de los pacientes para lograr una pronta recuperación.

-         Mejorar los datos estadísticos elevando la tasa de natalidad y disminuyendo la tasa de mortalidad.

-         Prestar la atención necesaria en el servicio de nutrición para que el paciente logre mejorar y tenga una nutrición adecuada, bajando los niveles de obesidad y desnutrición.   

-         Brindar una atención hospitalaria a los pacientes con altos estándares de calidad integral. 

Por medio de los estándares también se obtiene información que es de gran utilidad para los directivos en el momento de tomar decisiones.

Taller Nº 1

Introducción a los Sistemas de Información basados en Computadoras

1- Definir:

Ø Recursos Físicos:  Son aquellos recursos tangibles, es decir, que existen  físicamente y que pueden tocarse, con los que cuenta una organización para el logro de sus objetivos.

Algunos de estos recursos pueden ser:

-Oficinas, galpones, terrenos, campos.

- Maquinaria

- Insumos para la producción.

- Material de oficina.

ØRecursos Conceptuales: Son aquellos recursos valiosos no por su forma tangible sino por lo que representa.

 

Estos recursos son:

    - Datos.

    -  Información.

Ø Sistema: Es un conjunto de elementos que se integran entre sí para lograr un objetivo común y conformar un todo.

Ø Niveles Gerenciales: Se refiere a la división de las responsabilidades que existe en las organizaciones, llamado como jerarquía. Estas son:

-Nivel de planificación estratégica:Representado por el presidente y los vicepresidentes, son ellos los que toman las decisiones a largo plazo sobre la organización.

-Nivel de control gerencial: Este nivel lo ocupan los gerentes de nivel medio, gerentes regionales, directores de producto y jefes de división, son los que llevan la responsabilidad de poner en acción y asegurar que se logren las metas propuestas.

-Nivel de control operativo:Representado por los gerentes de nivel inferior, están los jefes de departamento, supervisores y jefes de proyecto, están encargados de llevar a cabo los planes específicos por los gerentes de niveles superiores, es aquí donde tienen lugar las operaciones de la compañía.

Ø Áreas Funcionales:  Son las diversas áreas de la compañía en donde los recursos se segregan dependiendo del trabajo que se efectué. Estas áreas son: mercadotecnia, manufactura, finanzas, recursos humanos y servicios de información conocida también como informática o solamente sistemas.

2- Explique con propiedad la diferencia entre Sistema Abierto de Ciclo Abierto y Sistema Abierto de Ciclo Cerrado.

La diferencia principal en estos tipos de sistemas es que los sistemas abiertos de ciclo abierto carecen de un control y de un ciclo de retroalimentación, en cambio los sistemas abiertos de ciclo cerrado permite aquel control, sigue unos objetivos y mantiene una retroalimentación para así mantener una buena dinámica en la organización buscando la mejora continua evaluando el proceso.

3- Explique los ocho elementos del entorno.

 

 - Proveedores:  son los que suministran a la empresa la materia prima, las maquinarias, servicios e información que la empresa usa para producir sus bienes y servicios.

- Clientes: son los que adquieren por medio de compras los bienes o servicios que produce la empresa.

- Sindicatos laborales: son las organizaciones de trabajadores que pueden estar tanto dentro como fuera de empresa, y velan por los derechos y deberes de los trabajadores.

- Comunidad financiera: son las instituciones que influyen en los recursos de dinero con que cuenta la compañía.    

- Accionista o dueños: representan las personas que intervienen el dinero para constituir la empresa u organización.

- Competidores: son las organizaciones que compiten con la empresa en su mercado.

- Gobierno: ya sea a nivel nacional, estadal, provincial o local, estable las restricciones y regulaciones en forma de leyes y reglamento.

- Comunidad global: significa el área geográfica y el entorno donde la empresa se ubica y realiza sus operaciones.